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做座文件标准化管理制度

发布时间:2021-10-14 23:09:34 阅读: 来源:轴流泵厂家
做座文件标准化管理制度

文件标准化管理制度

文件和资料标准化管理制度

1 目的

通过对公司文件资料的有效控制,确保工作现场使用唯一有效的文件资料,并形成统一规范的编写格式及处理程序。

2 适用范围

本制度适用于公司所有公务文书、文件和资料的管理。

3 术语和定义

3.1 公文:指公司在处理各种公务时使用的应用文书,包括:决定、决议、通知、通报、报告、请示、批复、函(电报)、会议纪要。

3.2 制度(程序):指要求公司成员共同遵守的,按一定程序办事的规程性文件。

3.3 办法:指公司针对某项工作依照其所需标准制定的考核奖惩性的文件。

3.4 标准:指公司对某项工作应达到的要求进行规范和约定的文件。

3.5 规章制度:公司各种制度、规定、办法的泛称。

3.6 记录:指公司对某项活动的各工作环节、结果进行记录,可供事后追溯该项活动完成质量的证据性文件,主要为表格形式。

4 职责权限

4.1 经理负责公司制度、办法、标准、计划、记录和以公司名义下发的公文的批准。此时需要卸下清洗干净

4.2 管理者代表负责制度、办法、标准、计划、记录的审核。

4.3 各单位负责本单位相关文件资料的编写、审核、打印、校对工作。

4.4 总经办负责以公司名义下发执行的各类文件资料的编号、发放、收回、作废销毁餐盒原料应符合GB4806.6食品安全标准和归档,负责对各单位文件资料管理情况进行监督检查。

4.5 各单位负责以本单位名义下发执行的各类文件资料的编号、发放、收回、作废销毁和归档。

5 工作程序

5.1 文件资料的编写格式

5.1.1 文件资料的用纸标准:

公司各类文件资料的正式编印一般用A4(210mm×297mm)型纸张。图纸表格等不宜减小时,该页应按以上纸型尺寸折叠装订。张贴的公文用纸大小,根据实际需要确定。

5.1.2 文件和资另外料章、条、款的编排规则:

5.1.2.1

根据文件内容的编排划分,“章”就是一个章节,包括条和款,“条”是章的一个部分,“款”是章或条的一个层次。章、条均用阿拉伯数字编号。

5.1.2.2

“章”应左起空两格书写,如第1章用“1”标注,右侧空一格写该章的标题,标题一行书写不够时,可另起一行,这一行的第一个字与标题的第一个字平排书写。章与章之间应空一行编排。

5.1.2.3

“条”在“章”的编号右下加一个小圆点,再写该条在该章所处的顺序,如第4章第1条,用“4.1”表示,后空一格书写该条的标题。如果一章的各条根据需要再分为若干下一层次的小条,其编号表示方法同上,如第4章第2条,再分3小条,则分另表示为“4.2.1”、“4.2.2”、“4.2.3”,如果“4.2.1”再分为2个小条,则分别表示为“4.2.1.1、4.2.1.2”;条一般只划分到第三层次,即只以4位数字表示为限,下一层次的内容用“款”的形式进行叙述,可用英文字母编号。

5.1.2.4

“章条”编号最未阿拉伯数字右下角不加小圆点,编号顶格书写,“章条”具体内容的第一行应从左起空两格书写,第二行起均应顶格书写。

5.1.3 文件资料的字体、排版、装订标准。

5.1.3.1 公文类文件资料的字体、排版、装订标准:

A 标题应采用二号宋体加黑,正文采用三号仿宋字;

B 纵向行文排版时,A4型纸页边距分别为:上边距为37mm、下边距为35mm、左边距为28mm、 右边距为26mm

,上下行跨为1.5倍行跨;

C 横向行文排版时,A4型纸页边距分别为: 上边距为28mm、下边距为20mm、左边距为26mm、右边距为26mm

,上下行跨为1.5倍行跨;

D 非国际红头公文排版按印刷的标准纸张使用,字体、行距应符合以上要求。

文件资料标题新型控制器可以自动测试一般采用小二号黑体、正文采用小四号宋体字。章的标题采用小四号黑体字;记录编号应在右上角,用四号黑体字。

5.1.3.2 一般文件资料(包括制度/程序、办法、标准、规程)的字体、排版、装订标准:

A 封面:公司名称采用二号黑体加黑书写,标题采用小初宋体加黑书写,文件编号采用三号宋体加黑书写;

B 修改号:标题采用小二宋体加黑书写,表格采用小四宋体1.5倍行距;

C 正文标题应采用小二宋体加黑,正文应采用小四号宋体字,页眉页脚采用五号黑体加黑书写;

D

纵向行文排版时,A4型纸页边距分别为上页边距为30mm、下页边距为24mm、左页边距为28mm、右页边距为26mm,上下行距为单倍行距,页眉为1.7

mm,页脚为1.5 mm ;

E

横向行文排版时,A4型纸页边距分别为上页边距为20mm、下页边距为15mm、左页边距为26mm、右页边距为26mm,上下行距为单倍行距;

F 章的标题采用小四号宋体加黑;

G 页码从修改页算起;

H 记录编号应在右上角,用五号黑体加黑。

5.1.3.3 文件资料一般左侧死页装订,一些处于需持续改进或修订的文件资料可采用活页装订,但应确保文件资料的完整。

5.2 文件资料的撰写格式及内容

5.2.1 格式及内容:

由前言、质量方针目标、组织机构、质量管理体系、管理职责、资源管理、产品实现、测量分析和改进、质量管理手册的管理等内容构成。

5.2.2 公文格式及内容:

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